​PERSONVERNERKLÆRING

Denne personvernerklæringen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Ramsøy AS.

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, bilde eller lignende. Du har selv rett til å bestemme over disse opplysningene.

Ramsøy AS har ansvar for behandlingen av personopplysninger som er lagret hos oss. Nedenfor ser du hvilken informasjon vi samler inn og bruker, hvorfor og hvordan vi innhenter den og hvordan vi beskytter den.

Ramsøy AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

RAMMENE FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Ramsøy AS´ behandling av personopplysninger skjer i tråd med gjeldende norsk lov med underliggende forskrifter. Personopplysninger hentes inn når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre våre tjenester.

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Som eksempel på typiske personopplysninger som behandles av Ramsøy AS kan nevnes navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer.

Behandling av personopplysninger vil si enhver operasjon eller rekke operasjoner som gjøres med personopplysninger, f.eks. registering, lagring eller bruk.

Dersom det ikke foreligger annet hjemmelsgrunnlag vil Ramsøy AS´ behandling av personopplysninger basere seg på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra kunden. Slikt samtykke er imidlertid ikke nødvendig for å gjennomføre en avtale eller utføre et oppdrag for kunden.

FORMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONOPPLYSNINGER

Formålet med Ramsøy AS´ behandling av personopplysninger er først og fremst å administrere kundeforhold og annen behandling nødvendig for å oppfylle forpliktelsene

Ramsøy AS har påtatt seg overfor den enkelte kunde. Ramsøy AS behandler også personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det, eller i tilfeller hvor kunden har samtykket til den aktuelle behandlingen.

Utover dette behandler Ramsøy AS personopplysninger blant annet i forbindelse med kundeoppfølging, jf. nedenfor.

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLES - BEHANDLINGSGRUNNLAG

I all hovedsak vil personopplysningene som behandles av Ramsøy AS være mottatt direkte fra kunden. Opplysningene vil i de fleste tilfeller være navn på kunde, adresse, e-postadresse og telefonnummer.

Dersom det er nødvendig å innhente personopplysninger fra tredjeparter vil kunden bli varslet, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller dersom kunden fra før av kjenner informasjonen varslet skal inneholde.

Ramsøy AS, vil om nødvendig, innhente kredittopplysninger fra Bisnode ved etablering av nytt kundeforhold og ved salg på kreditt.

Dersom Ramsøy AS ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for avtaleforholdet med kunden, vil kunden først bli informert om at å gi fra seg opplysningene er frivillig, samt bli informert om hva som er formålet med Ramsøy AS´ behandling av personopplysningene, hva opplysningene skal brukes til og hvordan behandlingen vil foregå.

UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

Dersom det foreligger lovbestemt opplysningsplikt overfor offentlige myndigheter vil de aktuelle registrerte personopplysningene bli overlevert i henhold til myndighetenes krav. Relevante personopplysninger kan utleveres til Ramsøy AS´ søsterselskap dersom det er nødvendig for å kunne utføre oppdrag i henhold til avtale.

Overføring av personopplysninger til Ramsøy AS egne databehandlere anses ikke som utlevering.

KUNDEOPPFØLGING OG MARKEDSFØRING

Ramsøy AS kan, uten særskilt samtykke fra kunden, benytte følgende opplysninger til kundeoppfølging; kundens navn, kontaktopplysninger og hvilken avtale kunden har inngått med Ramsøy AS.

Markedsføring av produkter og tjenester direkte mot kunden krever kundens samtykke.

OPPLYSNINGER OM ANSATTE

Ramsøy AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsavtale og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Opplysningene som lagres om ansatte er saklige og relevante, og brukes kun for å utføre nødvendige operasjoner ved ansettelsesforholdet.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres uten samtykke fra den ansatte.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres, dersom det ikke er gitt samtykke som tilsier annet.

Personopplysninger om ansatte skal slettes når de ikke lenger er nødvendige, f.eks. dersom ansettelsesforholdet opphører. Plikten til å slette kan i noen tilfeller begrenses av særlover, slik som regnskapsloven med underliggende forskrifter.

INFORMASJONSKAPSLER (COOKIES)

Når du besøker www.ramsøy.no får du informasjonskapsler fra Google Analytics og Facebook. Disse brukes for å spore bruk av innhold på nettsidene, men respekterer Do not track-innstillinger i nettlesere. Nettstedet samler også inn informasjon til bruk i remarketing og «lignende målgrupper»-funksjonen i Google Adwords.

Dette muliggjør at Google i visse tilfeller kan vise annonser fra Ramsøy AS til deg basert på dine tidligere besøk på www.ramsøy.no. Disse annonsene vil være generelle og basert på brede målgrupper, og vil kun vises i søkeannonser eller ved besøk til andre nettsteder i Google Displaynettverk. Du kan velge bort Googles bruk av informasjonskapsler på Googles egne annonseinnstillinger.

INNSYN OG RETTING

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter gjeldende lovverk. Ramsøy AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

Etter gjeldende lovverk har den enkelte krav på innsyn i de opplysninger som er registrert om seg selv. Dersom registrerte opplysninger er uriktige eller ufullstendige, kan man kreve disse rettet.

Ramsøy AS plikter å besvare henvendelser innen 30 dager, og tar seg ikke betalt for innsynet.

OPPBEVARING OG SLETTING

Etter gjeldende lovverk skal opplysninger som ikke lenger er nødvendige ut fra de formål de er lagret for, slettes.

Ramsøy AS lagrer personopplysninger i henhold til den enhver tid gjeldende lovgivning.

KONTAKTINFORMASJON

E-post: post@ramsoyas.no

Telefon: +47 61 24 80 30

Postadresse: Ramsøy AS, Løkkegata 16, 2615 Lillehammer

RUTINER VEDRØRENDE REGISTRERING OG SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER RAMSØY AS

Kundeopplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, gårds- og bruksnummer på kundens adresse registreres i Cordel.  
  • Ved etablering av nytt kundeforhold, salg på kreditt og ved mislighold fra kundens side, vil det kunne bli innhentet kredittopplysninger fra Bisnode. Opplysningene oppbevares så lenge det er hensiktsmessig mht. kundeforholdet.
  • Ved mislighold blir personopplysninger overfør til Solvent Inkasso for videre innkreving av utestående krav ovenfor kunde.
  • Kundeopplysninger gjenbrukes og slettes normalt ikke med mindre kunden ber spesielt om det.

Ansvarlig: Prosjektledere/Økonomiavdeling

Opplysninger om ansatte:

  • Navn, fødsels- og personnummer, adresse, telefonnummer, mailadresse registreres i vårt lønnssystem Huldt & Lillevik Lønn.  I tillegg registreres lønnsbetingelser, sykefravær, permisjoner og ferieavvikling.
  • Personopplysninger lageret i Huldt & Lillevik følger lov om oppbevaringsplikt.  Det kommer nye rutiner fra H/L ang sletting av ikke oppbevaringspliktige opplysninger.
  • Lønnsavtaler registreres i Holte Byggsafe Total med tilsvarende personopplysninger som i lønnssystemet.  I tillegg registreres opplysninger om nærmeste pårørende, navn og telefonnummer. Lønnsavtaler lagres i perm i arkivskap samt på vår server (under administrasjon/personal/medarbeidernavn).  Slettes når en ansatt slutter.
  • Timelister for timelønte registreres og lagres elektronisk i Cordel og oppbevares i egen lønnsperm som arkiveres.  Timelister og andre relevante dokumenter fra prosjektledere og daglig leder oppbevares i samme lønnsperm. Følger lov om oppbevaringsplikt.
  • Tilgang til server.  Brukernavn, passord og mailadresse ligger lagret på server.  Slettes når en ansatt slutter.
  • Sensitive personopplysninger kan i noen tilfeller bli sendt internt pr. mail og tekstmelding.  Opplysningene slettes umiddelbart fra mailserver/telefon.

Ansvarlig.  Avsender/mottaker.

  • HMS kort registreres på Oberthur sin nettside på vegne av Arbeidstilsynet med personnummer.
  • I forbindelse med opprettelse av telefonabonnement hos Telenor, brukers navn, fødselsdato og adresse registrert hos Telenor.

Ansvarlig: Lønn/økonomi